Пять заблуждений о продуктивности, которые мы себе внушаем

Экология жизни: Если хочешь что-то сделать, поручи это занятому человеку, потому что занятой человек помещает свою работу во «временной контейнер» – определённое количество времени, рассчитанное на работу

Нет, вы не работаете лучше под давлением. Мы себе постоянно внушаем этот и другие мифы о продуктивности. В этой статье Трейси Фоулкс, консультант по продуктивности, делится пятью самыми популярными заблуждениями, которые мешают делать работу эффективнее. Мы все хотим работать лучше – вот почему тема продуктивности стала так популярна в последнее время, – но делаем ли мы в этом успехи или стоим на месте?

Трейси Фоулкс, СЕО из Get Organised South Africa, говорит, что слишком многие из нас «заняты показной занятостью». «Мы всегда спешим со встречи на встречу и утопаем в работе», – говорит она. – «Но это не значит, что делается больше; здесь важно мудро расставить приоритеты». В качестве консультанта по продуктивности, Фоулкс рассказывает работникам о том, как справляться со своими обязанностями эффективнее: «Я всегда спрашиваю у группы, сколько человек из них считают, что они ценны для их организации, и руки поднимаются», – говорит она. – «Затем я прошу опустить руки тех, кто не приносит пользу компании, и большинство рук остаются на месте. В конце я спрашиваю, сколько из них делают свою работу вовремя, и вот тогда руки начинают опускаться». «Люди думают, что они приносят пользу, но если они не делают свою работу вовремя, то пользы здесь мало. Работник лишь тогда ценен для своей организации, когда он делает то, для чего его наняли». По словам Фоулкс, продуктивной работе мешают определённые заблуждения.

Она делится пятью самыми популярными из них, которые мешают делать работу эффективнее:

1. Я лучше работаю под давлением Это популярное заблуждение, которое обычно себе внушают люди, привыкшие откладывать дела в долгий ящик. Они используют его как оправдание ожидания, но Фоулкс говорит, что эти люди путают стресс с адреналином. «Если кто-то привык делать работу в последний момент, то он зачастую думает, что лучше трудится под давлением», – говорит она. – «Правда в том, что когда время на исходе и выбора нет, люди просто обязаны дать себе пинка, иначе влетит». Вместо этого Фоулкс рекомендует разбивать задачу на несколько маленьких частей, ставя перед собой собственные дедлайны для каждой из них, а также утроить время, которое по вашим расчетам займёт работа. «Совершенно нормально оставить последнюю часть работы напоследок, но нельзя оставлять весь проект», – говорит она.

2. Мне нужно взять работу домой Нас учили, что великие бизнесмены работают тяжело и упорно, а это значит – допоздна, но Фоулкс говорит, что исследования показывают, как отдых увеличивает креативность и скорость работы. «Люди, которые берут работу домой, совсем не получают времени на отдых», – говорит она. – «Работа длится не с 8 утра до 5 вечера, а намного дольше».

Поговорка «Если хочешь что-то сделать, поручи это занятому человеку» правдива, потому что занятой человек помещает свою работу во «временной контейнер» – определённое количество времени, рассчитанное на работу, – поэтому он намного продуктивнее использует временные ресурсы», – объясняет Фоулкс. «Тот, кто приносит работу домой, менее продуктивно тратит свой рабочий день», – говорит она. – «Вместо того чтобы более эффективно использовать время на работе, люди рассчитывают на возможность закончить задание дома. В результате, всё делается медленнее». Конечно, бывает, что приходится работать сверхурочно, но это нельзя делать своей ежедневной привычкой.

3. Мне нужно сделать все задания в своём списке Дело совсем не в том, чтобы сделать все задания в списке; дело в том, чтобы делать нужные вещи своевременно. Фоулкс говорит, что люди часто оставляют первоочередные задачи на потом, когда их будут меньше беспокоить, а быстрые и легкие задания делают с утра, потому что им нравится вычёркивать их из своего списка. Но только обратный порядок вещей делает нас продуктивнее.

Фоулкс предлагает записывать свои задания на лист бумаги или оставлять их в электронном варианте. «Когда мы держим всё в голове, наш мозг превращается в спагетти – всё запутывается», – говорит она. – «Когда мы заполняем мозг активными задачами, мы замедляем нашу способность что-то сделать. Это будто работать на медленном компьютере». Затем решите, какие из этих задач самые сложные или выгодные – именно они будут первостепенными. Быстрые и лёгкие задания можно отложить.

4. Встречи должны проходить с утра В большинстве случаев встречи – задание не большой2 ценности, а Фоулкс говорит, что такие задачи нужно оставлять на потом. «Если вы пойдёте на встречу с утра, то займетесь тем, что совсем не требует сильной мозговой активности», – говорит она. Вместо этого она предлагает распределить встречи на обеденное и послеобеденное время. «Наши клиенты, которые сами выстраивают свой график, сообщают, что таким образом еженедельно освобождается один день на продуктивную деятельность. Плюс им не нужно забирать работу домой. Это отличает продуктивную работу от долгого и упорного труда».

5. Не чините то, что не сломано Многие компании придерживаются установленного порядка и их логика проста: не чините то, что не сломано. Однако такое отношение может привести к самонадеянности. Хорошим примером служит процесс коммуникации в команде.

Фоулкс говорит, что многие компании застряли на имейлах, потому что они пользовались ими долгое время, но некоторые платформы, как например, Basecamp или TeamworkPM, делают коммуникацию более эффективной. Чтобы определить область, требующую улучшения, начальство должно попросить всех членов команды сказать, какая часть процесса нуждается в обновлении. Затем расставить приоритеты или определить целесообразность перемен, и искать пути решения проблемы. «Поймав волну перемен или осознав что-то новое, зная, над чем вам стоит работать, вы сможете работать лучше», – говорит Фоулкс. опубликовано econet.ru